Manual de Integridade
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24 páginas
MANUAL DE INTEGRIDADE BR.OFFICES
JULHO DE 2019
O BR.OFFICES no cumprimento de seus deveres sociais e legais estabelece os
processos de Compliance e o Caderno de Ética que, juntos, formam este Manual de
Integridade.
Este documento é aplicável não apenas aos agentes internos, mas também em
relação a terceiros/parceiros e à sociedade como um todo, sempre com vistas a
buscar o bem comum para seu crescimento uniforme e para a criação de um Estado
mais justo e igualitário.
Os sócios diretores assinam em conjunto o presente manual, dando publicidade deste
instrumento e tornando-o norma válida em relação aos procedimentos internos da
empresa, não podendo qualquer colaborador alegar desconhecimento dos termos e
procedimentos tratados neste documento.
ARMANDO HIRLE DE FREITAS – SÓCIO-DIRETOR
ALEXANDRE HIRLE DE FREITAS – SÓCIO-DIRETOR
RAFAEL F. MARQUES VALENTE – CONSULTOR JURÍDICO
OAB/DF 37.410
2019
SEÇÃO I – DO CADERNO DE COMPLIANCE
CLÁUSULA PRIMEIRA - INTRODUÇÃO
1.1. O BR.OFFICES está comprometido com o cumprimento fiel da legislação vigente,
especialmente a Lei Nº 12.846/13 e o Decreto nº 37.296/16, adotando princípios éticos
de moralidade, repudiando e combatendo todo tipo de fraude ou corrupção, bem como
respeitando os direitos humanos, ambientais e todas as normas de segurança e saúde
do trabalho. Todos os colaboradores da empresa estão aptos a cumprir as políticas e
procedimentos eleitos como sendo os mais adequados para a sua atuação no
mercado.
1.2. Vivenciamos diariamente uma grave crise institucional do Estado brasileiro e
acreditamos que ao fazermos nossa parte disseminaremos boas práticas no mercado
forçando uma mudança positiva em relação a costumes tão enraizados na população
e sobretudo na administração pública de nosso País.
1.3. Esperamos piamente que os mesmos ideais sejam também compartilhados por
todos aqueles que lidam com o BR.Offices, sobretudo seus clientes e demais pessoas
que estejam vinculadas a esta marca.
CLÁUSULA SEGUNDA – DA REVISÃO DO MANUAL
2.1. O BR.OFFICES estabelece a revisão anual deste manual a ser realizada até o
dia 30 de junho de cada ano.
2.2. O procedimento de revisão é precedido de ciclos avaliativos realizados
semestralmente com cada uma das áreas da empresa, passando desde a diretoria
até os colaboradores que compõe a equipe de limpeza. Além disso, também compõe
o ciclo avaliativa a miscelânea de situações vivenciadas ao longo de cada ano e a
análise de normas que caíram em desuso ou devem ser modificadas em face das
alterações legislativas.
CLÁUSULA TERCEIRA – O PROGRAMA DE INTEGRIDADE NA LEGISLAÇÃO
VIGENTE
3.1. Tratando-se de conceito normatizado destacam-se os dizeres trazidos pelo art.
41 do Decreto nº 8.420/2015 acerca do que vem a ser um programa de integridade:
Art. 41. Para fins do disposto neste Decreto, programa de integridade
consiste, no âmbito de uma pessoa jurídica, no conjunto de
mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e
incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de
códigos de ética e de conduta, políticas e diretrizes com objetivo de
detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos
praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira.
Parágrafo Único. O programa de integridade deve ser estruturado,
aplicado e atualizado de acordo com as características e riscos atuais
das atividades de cada pessoa jurídica, a qual por sua vez deve
garantir o constante aprimoramento e adaptação do referido
programa, visando garantir sua efetividade.
CLÁUSULA QUARTA – OS CINCO PILARES PARA O DESENVOLVIMENTO E
IMPLEMENTAÇÃO DO PROGRAMA DE COMPLIANCE
4.1. O BR.OFFICES traz em seus procedimentos internos a união e o
comprometimento de todos os colaboradores em sempre buscar o bem comum e a
melhoria de seus procedimentos, sendo um de seus diferenciais no mercado e
investimento na capacitação de seu pessoal para bem atender a todos.
4.2. Com a plena ciência de que somente a atuação conjunta possibilitará o máximo
aproveitamento das diretrizes aqui dispostas, o BROFFICES se apoia nos seguintes
pilares: A) COMPROMETIMENTO E APOIO DA ALTA DIREÇÃO; B) INSTÂNCIA
RESPONSÁVEL; C) ANÁLISE DE PERFIL DE RISCO; D) ESTRUTURAÇÃO DE
REGRAS E INSTRUMENTOS; E) ESTRATÉGIAS DE MONITORAMENTO
CONTÍNUO.
PARÁGRAFO ÚNICO – DOS PILARES:
1. COMPROMETIMENTO E APOIO DA ALTA GESTÃO
A estrutura atual do BR.OFFICES é formada verticalmente pela Diretoria, composta
por seus sócios fundadores, pela Gerência Administrativa, pela Gerência Financeira,
pela Gerência de Relacionamento, pela Gerência de Operações, pelo Departamento
de Atendimento ao Cliente, pelo Departamento Jurídico (externo). Externamente à
essa estrutura está o Departamento de Compliance que, conforme será tratado, é
datado de autonomia e possui acesso direto aos diretores.
A Diretoria acompanhou todo procedimento de criação e de implementação do
programa de Integridade, assim como dos treinamentos, reuniões e outros
procedimentos afins que tiveram como consequência a criação deste manual.
Com isso, assinando como coautores se comprometem integralmente com os
procedimentos éticos elencados, com os bons costumes e, claro, com a legislação
vigente.
2. INSTÂNCIA RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA DE INTEGRIDADE
Criou-se um departamento interno responsável pela continuidade do programa de
compliance, dotado de autonomia, independência, imparcialidade, recursos
materiais, humano e financeiro, com total e livre acesso aos diretores do
BROFFICES.
O Head de Compliance é composto por um(a) profissional interno(a) devidamente
capacitado e treinado para lidar com as situações do dia-a-dia, contando, ainda, com
o apoio de uma assessoria jurídica externa especializada na criação e condução dos
procedimentos de Compliance.
O Head de Compliance é responsável por fornecer este manual a todos os
colaboradores que compõe os quadros do BROFFICES, tomando, por escrito, a
anuência em relação aos termos tratados (Anexo I), bem como promovendo
treinamentos periódicos com vistas à implementação e atualização das políticas
internas voltadas ao presente programa.
Toda e qualquer dúvida deverá ser direcionada ao Head de Compliance, seja em
relação ao regramento contido neste manual ou às normas jurídicas vigentes.
O Head de Compliance, especificamente no que se refere ao pessoal interno, dota de
autonomia, independência, imparcialidade, recursos materiais, humano e
financeiro, com total e livre acesso aos diretores do BR.OFFICES.
O Head de Compliance é responsável, ainda, pela análise periódica e contínua das
políticas e procedimentos estabelecidos neste manual, de modo a demonstrar a
efetividade dos procedimentos adotados em atendimento à legislação vigente.
A Compliance Officer do BR.Offices é a colaboradora Suzane Matos Pereira. Atua,
ainda, em apoio ao departamento de Compliance e o escritório de advocacia Sousa
& Marques Valente Advogados Associados S/S, OAB/DF nº 3776/17, CNPJ nº
28.128.066/0001-80.
3. ANÁLISE DE PERFIL DE RISCO
O BROFFICES tem como objeto a prestação de serviços a pessoas, físicas ou
jurídicas, que tenham interesse em obter um escritório compartilhado para a abertura
ou manutenção de seu negócio. Agregado a isso, é fornecida uma estrutura própria e
compartilhada de alto padrão, com secretariado e para diferentes nichos de atuação,
o que possibilita a realização de uma estrutura física com vantagens arquitetônicas e
tecnológicas para seus clientes.
O BROFFICES possui, assim, estrutura e fornecimento de mão-de-obra e serviços
próprios, o que facilita a gestão do negócio, tornando mais segura e própria sua forma
de atuação.
A grande maioria de seu público está no setor privado, mas possui em sua base alguns
órgãos públicos, fundações ou outros entes/entidades que empenham gastos
oriundos de recursos públicos. Por esse motivo, toda e qualquer possibilidade de
contratação com esse setor envolve a análise prévia da viabilidade do projeto e a
forma de contratação (se por licitação, dispensa ou inexigibilidade de licitação), tudo
com vistas a manter a integridade da empresa
Possui o denominado “Check List” para cada um de seus parceiros comerciais que,
de alguma forma veiculam a marca BROffices (Anexo II).
4. REGRAS E PROCEDIMENTOS
O BR.OFFICES possui Caderno de Ética próprio, elaborado em atenção a seus
processos internos e atento às regras e diretrizes legais da Lei 12.846/2013, Decreto
Distrital nº 37.286/2016, Lei Distrital nº 6.112/2018 e alterações, bem como demais
legislações e orientações dadas pelos Órgãos de Controle vinculados à Administração
Pública
O BR.OFFICES possui, ainda, ferramenta interna de CRM e ERP voltada
exclusivamente para a gestão da empresa por meio da qual é fornecido acesso ao
canal de denúncia – Colaborador-Head de Compliance – assim como um canal de
denúncia anônima, que pode ser utilizado tanto pelos colaboradores como por
qualquer outro cidadão que tenha presenciado, estado ou suspeitado de atos tidos
como ilegais, inapropriados ou sabidamente de corrupção, sendo-lhe preservado o
sigilo dos dados.
Contando com o espaço próprio de circulação em massa de seus clientes e dos
clientes de seus clientes, o BROFFICES se utiliza de painéis eletrônicos para a
divulgação da existência de seu Programa de Integridade e para o canal específico
de denúncia.
5. MONITORAMENTO CONTÍNUO
O BROFFICES por meio de seu Head de Compliance possui acesso direto e 24h ao
canal de denúncia com vistas a receber e analisar, de maneira ostensiva, eventuais
irregularidades que chegam ao seu conhecimento.
De maneira preventiva o Head de Compliance monitora diariamente a atividade dos
colaboradores, analisando os e-mails recebidos e enviados com ferramenta fornecida
pelo próprio sistema de email. Além disso, fiscaliza o tratamento dos clientes ou
terceiros em relação aos colaboradores, realizando treinamentos programados,
implementando novos procedimentos, enfim, atuando de modo a prevenir eventual
prática de ato de afronte este manual e sobretudo a legislação vigente.
A Diretoria em conjunto com a Head de Compliance realizará a análise periódica de
riscos aos quais o BROFFICES está ou esteve inserido, atualizando, quando
necessário, seu código de conduta.
CLÁUSULA SEXTA – DOS PROCEDIMENTOS DE CONTRATAÇÃO COM O
BR.OFFICES
6.1. Toda e qualquer pessoa jurídica ou física que objetiva contratar com o BR.Offices
deverá manifestar sua concordância expressa com os termos deste manual de
integridade, conforme documentos modelo constante no Anexo III.
6.2. O BR.Offices não contratará ou manterá relação comercial com empresas ou
pessoas físicas que pratiquem ou tenham praticado qualquer ato de corrupção, ativa
ou passiva, ou ainda que: a) viole ou tenha violado as normas ambientais do Brasil ou
tratados/acordos internacionais, em especial a Lei nº 9.605, de 12/02/1998 e
legislação correlata; b) pratique ou tenha praticado qualquer ato atentatório à livre
concorrência, violando a Lei nº 12.529, de 30/11/2011 e a legislação correlata; c)
mantenha ou tenha mantido contrato ou ambiente de trabalho análogo ao de escravo,
conforme definido pela Portaria nº 1.293, de 28/12/2017, do Ministério do Trabalho; d)
mantenha ou tenha mantido trabalho infantil fora dos limites legais.
6.3. Essas vedações poderão ser relativizadas na hipótese de a pessoa jurídica
possuir um programa de Compliance efetivo. Nessa situação, será avaliado seu
comportamento no mercado após eventual constatação de irregularidades pela
autoridade competente. No caso de pessoa física, será avaliado se está inserida em
um contexto de integridade ou se faz parte de um programa da Compliance efetivo.
6.4. Caso seja constatada alguma irregularidade por parte de clientes ativos, seja por
meio do canal de denúncia ou por qualquer outro meio, após e apuração e
confirmação do ato, o contrato de prestação de serviços será imediatamente
rescindido, dando ensejo à aplicação das cláusulas contratuais referentes à rescisão
por culpa do contratante. Além disso, os fatos apurados serão encaminhados às
autoridades competentes. O mesmo procedimento se dará em relação a
terceiros/parceiros do BR.Offices, sempre se considerando que a rescisão do contrato
se dará pela parte infratora.
6.5. O procedimento de contratação com o BR.Offices obedecerá os seguintes
procedimentos:
Para pessoas jurídicas (constituídas) deverão ser apresentados os seguintes
documentos:
- Cópia da última alteração/consolidação do Contrato Social/Estatuto ou do
Requerimento de Empresário;
- Cópia do documento pessoa do responsável (sócio administrador/diretor/empresário
individual);
- Cópia do comprovante de endereço da pessoa jurídica e do responsável;
- Termo de aceite com o presente Manual de Integridade BR.Offices (Anexo III);
- Contrato de prestação de serviços devidamente assinado;
* O contrato a ser assinado contém cláusula específica com remissão a este Manual
de Integridade. Além disso, o Manual é de acesso público, disponibilizado no site do
BR.Offices.
Para físicas deverão ser apresentados os seguintes documentos:
- Cópia do documento pessoal (RG e CPF);
- Cópia do comprovante de endereço (conta de água, luz ou telefone);
- Termo de aceite com o presente Manual de Integridade BR.Offices (Anexo III);
- Contrato de prestação de serviços devidamente assinado;
* Na hipótese de contratação de endereço comercial, sendo solicitada a
documentação para a abertura de empresa, o CONTRATANTE terá o prazo de 30
(trinta) dias após a abertura e registro do CNPJ para realizar a alteração contratual,
informando os dados da pessoa jurídica que deverá, obrigatoriamente, integrar o
contrato de prestação de serviços.
* O contrato a ser assinado contém cláusula específica com remissão a este Manual
de Integridade. Além disso, o Manual é de acesso público, disponibilizado no site do
BR.Offices.
Para contratações de pessoa física realizada via internet (site do BR.Offices):
- Clicar em “aceito” quanto aos termos e condições de uso referente ao pacote de
serviços contratados;
- Ler até o final e clicar em “aceito” no contrato de prestação de serviços referente ao
que fora contratado;
- Ler até o final e clicar em “aceito” em relação aos termos e condições desse manual
de integridade;
- Enviar via e-mail (contato@broffices.com.br), cópia do documento de identificação e
do comprovante de residência, ambos legíveis.
* Os documentos poderão ser recusados a depender da qualidade da imagem,
momento em que o BR.Offices encaminhará nova solicitação para o e-mail
cadastrado. Caso a solicitação não seja atendida no prazo de 48h, o contrato será
automaticamente cancelado, devendo o solicitante, caso tenha interesse, realizar
novamente todo o procedimento de contratação.
* O contrato a ser assinado contém cláusula específica com remissão a este Manual
de Integridade. Além disso, o Manual é de acesso público, disponibilizado no site do
BR.Offices.
* Não será permitida a contratação dos pacotes de serviços do BR.Offices, via
internet, para pessoas jurídicas.
6.6. O BR.Offices, por meio de seu profissional de vendas ou de relações públicas
realizará, ainda, consulta ao CNPJ da empresa, ao Cadastro Nacional de
Estabelecimento de Saúde-CNES, ao Cadastro de Entidades Privadas sem Fins
Lucrativos Impedidas-CEPIM (quando pertinente), e ao Cadastro de Empresas
Inidôneas e Suspensas-CEIS.
6.7. O BR.Offices, por meio de seu Departamento de Compliance, realizará consultas
periódicas em relação a seus clientes e parceiros, podendo solicitar a atualização
cadastral sempre que entender necessário.
CLÁUSULA SÉTIMA – DOS PROCEDIMENTOS DO DEPARTAMENTO DE
COMPLIANCE
7.1. O Departamento de Compliance do BR.Offices, dotado de plena autonomia, terá
sua atuação voltada exclusivamente para a aplicação das normas constantes neste
Manual de Integridade, no ambiente da empresa, fazendo seu conteúdo chegar ao
conhecimento pleno de todos aqueles que tenham ou queiram ter algum tipo de
relações comercial com o BR.Offices. Além disso, cabe ao Departamento de
Compliance por meio de seu Head de Compliancer e seus órgãos auxiliar, conceder
treinamento aos colaboradores, revisar todos os instrumentos internos da empresa,
analisar denúncias, criar, conduzir e concluir Processos de Apuração Internos – PAI.
7.2. Quanto às DENÚNCIAS, essas serão conduzidas da seguinte forma:
- Após o recebimento da denúncia, independente do canal, o Head de Compliance
fará a análise da pertinência dos fatos narrados com o BR.Offices. Verificará se
envolve algum cliente, parceiro ou colaborador da empresa ou se a situação ocorreu
dentro do espaço BR.Offices. Caso positivo, será instaurado o PAI, atribuindo-lhe
número de protocolo que conterá o ano de instauração e, no mínimo, uma ordem
numérica que possibilite a consulta pelos sistemas de gestão. Caso negativo, os fatos
serão encaminhados, da mesma forma como chegar ao canal de denúncia, à
autoridade policial ou outra autoridade administrativa competente.
- Instaurado o PAI serão observadas as seguintes disposições: a) O prazo de
instauração e conclusão será de, no máximo, 120 (cento e vinte) dias; b) o prazo
processo correrá sob sigilo; c) as partes envolvidas poderão ser convocadas para
prestar esclarecimentos, limitando-se o Departamento de Compliance a compartilhar
apenas aquilo que seja necessário para a oitiva da parte naquele momento; d) do que
for apurado: dar ciência ao envolvido e aplicar a penalidade trabalhista ou contratual
cabível; comunicar imediatamente a autoridade competente, entregando a íntegra do
PAI; e) caso após a apuração seja identificada a ausência de irregularidades, o PAI
será arquivado mediante despacho fundamentado, mantendo-o em arquivo próprio.
7.3. O Departamento de Compliance terá acesso ao sistema do BR.Offices
observados s termos do “Manual de Segurança da Informação” que também é parte
integrante deste Manual.
CLÁUSULA OITAVA – DAS QUESTÕES GERAIS
8.1. Este caderno de Compliance é complementado pelo Caderno de Ética, pelo
Manual de Segurança da Informação, pelo Código de Ética dos Fornecedores e pelos
anexos que compõe este instrumento.
8.2. Todas as normas criadas tem como base as diretrizes legais e visam, apenas
manter o BR.Offices em conformidade com a legislação vigente e com a sua forma de
atuação desde a sua abertura até os dias de hoje.
SEÇÃO II – DO CADERNO DE ÉTICA DO BR.OFFICES
CLÁUSULA PRIMEIRA - INTRODUÇÃO
1.1. O BR.Office foi criado com o intuito de facilitar a vida dos empresários e das
empresas com base no mercado colaborativo de compartilhamento de espaços e
endereços comerciais. Ao longo dos anos diversos procedimentos foram sendo
agregados e novos serviços foram sendo prestados. O que inicialmente consistia em
fornecer um endereço comercial e fiscal para as empresas serem constituídas, atual
se revela uma rede de network com moderno espaço comercial que pode ser
utilizados, a depender do pacote de serviços, 24h pelos clientes.
1.2. Ao analisar o perfil da empresa como um todo e o lugar alcançado no mercado, a
manutenção do crescimento não pode ser mantida, senão, com a formalização dos
elementos que trazem a essência da empresa e de seus procedimentos em um
documento que seja de fácil acesso a todos os que queiram se relacionam com nosso
escritório. Trazer ainda mais transparência ao negócio só contribuirá para que o
BR.Offices seja acessível por um número cada vez maior de pessoas e empresas.
Além disso, o fortalecimento da equipe de colaboradores é um ponto fundamental para
a caminhada, na medida em que um de nossos diferenciais é qualidade dos serviços
prestados.
1.3. Pautados nos princípios éticos e morais de nossa sociedade e repudiando toda e
qualquer atitude que afronte o direito societário, concorrencial, trabalhistas,
administrativo, penal, tributário e toda e qualquer outro dispositivo normativo vigente,
fica estabelecido este Código de Ética, que é parte integrante de todo o PROGRAMA
DE INTEGRIDADE da empresa, regendo-se sob os seguintes termos.
CLÁUSULA SEGUNDA – VISÃO, MISSÃO E VALORES
2.1. Temos em mente o papel do BR.Office no mercado disruptivo e no fomento às
pequenas, médias e grandes empresas. Por esse motivo, nossa VISÃO é a de buscar
sempre inovação atrelada aos processos de atendimento cada vez mais
personalizados de modo a criar um espaço compartilhado que inspire e motive os
clientes a produzirem cada vez mais e melhor.
2.2. Nossa MISSÃO é a de levar o BR.Offices a um crescimento exponencial e
escalonado. Sabendo da necessidade do mercado, pretendemos expandir de maneira
ordenada e consciente para outras localidades no Brasil, bem como levar o conceito
BR.Offices para outros lugares do mundo.
2.3. Temos como VALORES a ética, os bons costumes, o trabalho árduo e diário, a
colaboração, a busca por novas tecnologias, a atuação moral no mercado,
respeitando as normas concorrências, o direito à imagem, o respeito à marca.
Repudiamos todo e qualquer ato que envolva qualquer favorecimento indevido seja a
pessoa pública ou privada e buscamos, a cada dia, manter a empresa em
conformidade da empresa em relação a cada local de atuação.
CLÁUSULA TERCEIRA – CULTURA DO BR.OFFICES
- Integridade: A base da cultura de integridade é o total alinhamento com as melhores
práticas de governança e Compliance, com o compromisso de ir além do cumprimento
das leis e regras, promovendo o comportamento ético, justo e igualitário, dentro e fora
da empresa.
- Colaboração: Promovemos uma cultura colaborativa dentro da empresa,
estimulando todos os membros da equipe a compartilhar conhecimento, tornando o
workflow de criação e produção mais otimizado e assertivo, gerando cada vez mais
resultados positivos. Quando todos trabalham em prol de um objetivo em comum, com
sinergia e em um ambiente de colaboração, é possível atingir melhores resultados
muito mais rápido.
- Inovação: entendemos como inovação a geração de resultados que atendam às
necessidades e expectativas do negócio e clientes, alinhados nos conceitos, valores,
princípios, normas internas e missão da empresa.
- Atendimento: Os valores, as práticas, objetivos e missão da empresa estão voltados
para entregar a melhor experiência possível para nossos clientes e para tanto
promovemos uma cultura organizacional voltada ao atendimento, onde temos o cliente
como o centro da estratégia da empresa.
Na condição de empresa membro da Associação Nacional de Coworking e Escritórios
Virtuais – ANCEV, o BR.Offices buscará junto à empresas do seu setor, a formação
de grupos de discussão para elaboração de medidas de integridade, ética e
governança que possam ser implementadas nos negócios.
CLÁUSULA QUARTA – DOS PRINCÍPIOS
4.1. Ético: O BR.Offices não existe sem o pálio da boa conduta ética. Nessa toada
respeita os direitos individuais e coletivos de seus colaboradores ou de qualquer outra
pessoa. Não se coaduna com qualquer conduta antiética, contrária à legislação
vigente, aos bons costumes ou que venham a afrontar o estado de direito, o livre
comércio, o direito concorrência, ambiental ou que, de qualquer modo, afetem todo e
qualquer direito social.
4.2. Transparência: O BR.Offices atua de modo transparente em relação ao mercado.
Adota as boas práticas contábeis e fiscais. Age de acordo com a legislação trabalhista.
Repudia qualquer ato de corrupção. Esclarece toda e qualquer dúvida de seus
clientes. Em razão das atividades executadas, atende de maneira cordial e completa
à fiscalização competente em relação à sua base de cliente.
4.2.1. Considerando que um dos serviços fornecidos é o de domicílio fiscal para a
abertura de empresas, O BR.Offices entende como correto manter um bom canal de
comunicação com fiscais da receita federal, polícia federal, polícia civil, bem como
outros agentes ou agências de fiscalização, na medida em que alberga um nicho
considerável de empresas. Assim, a concessão de acesso à informações aos atos de
fiscalização contribui para a manutenção de clientes que, igualmente, estejam
alinhados com os padrões de integridade adotados pelo BR.Offices.
4.3. Inovação: O BR.Offices está comprometido com a inovação. Assim, tem
consciência de que o espaço colaborativo disponibilizado a seus clientes é um grande
celeiro de ideias e de conexões pessoais, propiciando a capitação de novas ideias e
de investidores para negócios inovadores.
4.4. Excelência: O atendimento a seus clientes busca alcançar níveis de excelência,
sendo este um dos diferenciais do BR.Offices. Assim, a empresa fornece uma
plataforma de acesso por meio da qual o cliente consegue gerir seus contratos e os
serviços necessários para o bom desempenho de suas atividades em nossa estrutura,
possuindo, ainda, um canal direto de perguntas e avaliação dos serviços. Além disso,
todos os colaboradores passam por constantes treinamentos que visam, sempre, a
implementação das melhores práticas dentro de nossa área de atuação.
CLÁUSULA QUARTA – DOS COLABORADORES
4.1. Todos os colabores do BR.Offices são treinados e capacidade em suas funções
para prestar as atividades em conformidade com os requisitos pré-estabilidade da
cordialidade, bom atendimento, proatividade, agindo de maneira atenciosa, prestativa
e especializada em sua área de atuação.
4.2. O BR.Offices valoriza seu profissional de modo a possibilitar seu crescimento
interno. Por esse motivo, desde a contratação são analisados critérios de capacitação
que não necessariamente precisam atender especificamente às atividades que serão
executadas, devendo ser identificada, entretanto, afinidade do profissional com
relação ao seu papel dentro da empresa.
4.3. Por esse motivo, todos os colaboradores, incluindo a alta direção, passam por
treinamentos e capacitação constante, sendo um deles na área de Compliance da
empresa. A cultura do Br.Office gira em torno do bom atendimento e da conformidade
com a legislação vigente, o que lhe possibilita a entrega de um serviços de alta
qualidade aos clientes. Por esse motivo, TODOS os treinamentos (incluindo possíveis
especializações) são pensados e ministrados de modo a expandir o crescido individual
e, por conseguinte da equipe.
4.4. O BR.Offices compreende que a atividade prestada coloca o cliente em contato
direto com seus colaboradores que, em sua maioria, são do sexo feminino. Por esse
motivo e compreendendo as dificuldades enfrentadas pelas mulheres em relação a
situações de assédio moral e sexual, ficam estabelecidos os seguintes procedimentos:
- A profissional que se deparar com uma situação de assédio advinda de um cliente
ou de outro colaborador deve comunicar imediatamente seu(a) superior hierárquico,
podendo, inclusive, se utilizar do “Canal de Denúncia” da empresa;
- A profissional pode, no momento da agressão, agir de modo a repelir imediatamente
o agressor, iniciando pela tratativa cordial, mas podendo agir de maneira mais
enfática. Independente da atitude praticada, o(a) superior hierárquica deverá ser
imediatamente comunicado(a) para que compareça ao local;
- A depender da pessoa ou do cliente recomenda-se que antes mesmo de praticar
qualquer ato o superior hierárquico seja imediatamente chamado para que tome as
medidas necessárias.
4.5. Em hipótese alguma é recomendado à profissional receber, aceitar ou fazer uso
de qualquer presente dado ou oferecido por cliente. Caso o presente venha a ser
aceito, orienta-se para que a profissional informe que será entrega à empresa, sendo
reconhecido como um presente dado/oferecido a todos da equipe.
4.6. Após receber a denúncia ou a simples informação de assédio moral ou sexual, o
BR.Offices poderá instaurar Processo de Apuração Interno – PAI, a ser conduzido
pela área de Compliance, para apurar a irregularidade.
4.7. Na hipótese de o ato ser praticado por outro(a) colaborador(a), uma vez
confirmado o ato praticado, poderá ser conduzida a aplicação das penalidades
previstas na Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT até a demissão por justa causa
do profissional agressor. Na hipótese de envolver um cliente, o ato poderá ensejar
desde a aplicação de multa à rescisão do contrato de prestação de serviços.
4.8. É terminantemente proibido, sob pena de cometimento de falta grave, que os
colabores do BR.Offices tenham qualquer tipo de envolvimento amoroso nas
dependências da empresa, sendo recomendado que, fora da empresa, todos os
colabores guardem decoro e pratiquem atos alinhados aos bons costumes. Diante da
subjetividade do tema, entende-se por bons costumes todo e qualquer ato que não
viole a intimidade de outrem ou não choquem a sociedade em que vivemos ou as
pessoas com as quais convivemos.
4.9. É terminantemente proibido veicular ou vincular a imagem do BR.Offices para a
promoção pessoal, salvo para fins profissionais. É igualmente proibido utilizar a
logomarca da empresa em locais de frequentação pública, salvo na hipótese de estar
em algum evento promovido pelo BR.Offices, com a participação deste, ou que seja
solicitado pelo BR.Offices.
4.10. O BR.Offices não contratará ex-servidores/empregados públicos que possuam
menos de 06 (seis) meses de desligamento de seus órgãos.
CLÁUSULA QUINTA – DA POLÍTICA BENEFÍCIOS, DOAÇÕES, PATROCÍNIOS E
BRINDES
5.1. Os colaboradores do BR.Offices não podem aceitar presentes, doações brindes
ou qualquer tipo de vantagem diretamente dos clientes ou de pretensos clientes,
exceto: quando se tratar de presente dado em razão do dia da secretária (30/09), dia
internacional da mulher (08/03), dia das mães (10/05).
5.1.1. Os presentes dados/recebidos em razão das datas acima não poderão ser de
valor superior a R$ 100,00 (cem reais).
5.1.2. Gerentes e Diretores(as) não poderão, de forma alguma, aceitar qualquer tipo
de bonificação, doação, presentes ou brindes em nome próprio, podendo, todavia, a
instituição receber presentes ou brindes (vinhos, agendas, canetas, dentre outros),
em razão das festas de final de ano ou de prêmios por reconhecimento no mercado.
Os prêmios de reconhecimento obtidos em razão da atuação no mercado poderão ser
recebidos pelas pessoas envolvidas, quando houver indicação específica.
5.1.3. O BR.Offices possui normas internas referente à bonificação de seus próprios
colaboradores.
5.2. Caso se depare com uma situação fora das exceções acima listadas, o(a)
colaborador(a) deverá solicitar a presença de seu superior para conduzir a situação
da melhor maneira, considerando o fato de que, em razão dos serviços prestados e
da proximidade com os clientes, a parte pode ter o interesse simples de bonificar o
profissional que o atendeu bem. Esse juízo de valor será feito no momento da
ocorrência do fato, sendo que o(a) colaborador(a) estará devidamente treinado para
apresentar a negativa, caso seja necessário.
5.2. Em hipótese alguma serão aceitos benefícios, doações, patrocínios e brindes ou
qualquer outro tipo de vantagens de agentes ou órgãos públicos ou, ainda, instituições
sem fins lucrativos.
5.3. É, ainda, terminantemente vedado:
- prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagem indevida a agente
público, ou a terceira pessoa a ele relacionada;
- financiar, custear, patrocinar ou de qualquer modo subvencionar em nome do
BR.Offices ou, ainda, diretamente por seus colaboradores ou parceiros, a prática dos
atos ilícitos previstos nesta Lei.
CLÁUSULA SEXTA – DAS QUESTÕES GERAIS
6.1. O BR.Offices é visto como um todo. Isso significa dizer que tudo aquilo que esteja
com a marca BR.Offices representa a empresa. Logo, os colaboradores, na prática de
seus atos individuais estão representando a empresa. Por esse motivo, o pensamento
e a linha de atuação do BR.Offices deve sempre estar voltada para o crescimento
consciente, ético, moral e estruturado.
6.2. Toda e qualquer reunião realizada será registrada no sistema de gestão da
empresa, sendo a ata de acesso pleno e imediato do Departamento de Compliance e
do colaborador envolvido. Os colaboradores das áreas de atendimento e de limpeza,
em face das atividades desempenhadas, não realizam reuniões para tratar de negócio
com clientes ou outros colaboradores durante o expediente de trabalho. Todavia,
podem ser chamados a participar de tais reuniões, a critério do colaborador
responsável
6.2.1. As reuniões realizadas com agentes públicos, na qualidade de representantes
de órgãos da administração pública, serão registradas em ata própria. Ao final, serão
impressas e assinadas pelos participantes, digitalizadas e lançadas no sistema de
gestão da empresa. Em reuniões dessa natureza estarão presentes, no mínimo, 02
(dois) colaboradores do BR.Offices. Exclui-se desse procedimento as reuniões
eventualmente ocorridas com agentes públicos em razão de atos de fiscalização.
6.2.2. Caso o agente público se negue a participar de reuniões regidas dessa forma,
o ato não será realizado, sendo a negativa fundamentada e imediatamente reportada
ao órgão ao qual o agente esteja vinculado.
6.3. Os colaboradores do BR.Offices devem sempre posicionar o Departamento de
Compliance quando identificarem qualquer produto, serviço, informação ou conduta
que estejam divergentes das normas que compõe este Caderno de Ética, as normas
de Compliance ou, ainda, qualquer outra norma interna da empresa.
6.4. O BR.Offices mantém contrato de assessoria jurídica externa, com apoio efeito à
área de Compliance e à estrutura organizacional, bem como apoio às áreas do direito
do trabalho, tributário, administrativo (licitações e contratos) e cível.
CLÁUSULA SÉTIMA – DAS PENALIDADES INTERNAS
7.1. Aquele, colaborador, cliente, parceiro ou prestador de serviços, que viole as
normas internas da empresa ou a legislação vigente, estarão sujeito às seguintes
penalidades:
7.1.1. Para o colaborador:
a) Advertência;
b) Suspensão;
c) Dispensa por justa causa, na forma da lei;
d) Encaminhamento da notícia de crime às autoridades competentes
7.2.2. Para o cliente, parceiro e prestador:
a) Advertência;
b) Multa, conforme contrato;
c) Rescisão unilateral do contrato, por culpa do cliente;
d) Encaminhamento da notícia de eventual crime às autoridades competentes;
7.3. A apuração dos fatos serão realizadas na constância do PAI, momento em que
será dado à parte o direito de se defender de maneira ampla, o que significa dizer que
poderá produzir todas as provas que entender pertinentes ao objeto da apuração ou
esclarecer os fatos a partir de seu ponto de vista;
7.31. No caso dos colaboradores, estarão sujeitos ao PAI apenas os atos reputados
ilegais ou contrários ao presente Caderno de Ética. Atos ordinários como registro e
assinatura dos controles de pontos, assinatura dos contracheques, dentre outros
relacionados puramente ao dia a dia do contrato de trabalho, poderão ser tratados
diretamente pelo Departamento de RH.
7.4. A notícia de que qualquer das partes está envolvidas em escândalos de corrupção
poderá ensejar a imediata rescisão contratual, à exceção do colaborador que está
albergado pelos procedimentos dispostos na CLT.
7.5. A penalidade de multa terá como base o que está disposto no contrato assinado
pelas partes.
7.6. Na aplicação da penalidade O BR.Offices levará em consideração os critérios de
proporcionalidade e razoabilidade, avaliando o nível de afetação da conduta às
atividades da empresa, o impacto à imagem perante o mercado, a norma interna ou a
legislação violada, bem como a existência de programa de integridade pelo agente
que cometeu a irregularidade.
7.7. Na atual formação da empresa, o ato de dispensa ou de rescisão contratual
deverá ter a plena anuência da Diretoria.
CLÁUSULA OITAVA – DISPOSIÇÕES GERAIS
8.1. As disposições contidas neste caderno de ética não são um fim em si mesmas.
Ou seja, não estão limitadas apenas ao que está contido aqui. O BR.Offices possui,
ainda no âmbito interno, Caderno de Ética, próprio aos fornecedores, Manual de
Segurança da Informação e demais normas e diretrizes internas de âmbito estratégico
que devem ser respeitadas pelos interessados.
8.2. Anualmente, serão feitas revisões periódicas neste e nos demais documentos
internos do BR.Offices, sendo dada as devidas publicidades e ciência aos
interessados.
8.3. Qualquer pessoa que tenha interesse em manifestar discordância em relação ao
presente instrumento deverá fazê-lo por meio do email corporativo (colocar email) ou
através do 0800-6565656, ficando a análise da insurgência a critério único e exclusivo
do BR.Offices.
8.4. Aos colaboradores, clientes, parceiros e fornecedores que já mantém relação com
o BR.Offices será dada ciência quanto às normas e diretrizes internas da empresa, e
manifestaram sua ciência e anuência quanto aos termos de integridade. A ideia é, ao
fim, conseguir disseminar cada vez mais a moral e a ética nos atos a serem praticados
por nossa sociedade, a fim de que possamos, a cada dia, propiciar um ambiente de
crescimento e de melhoria social a todos.
ANEXO I – TERMO DE RECEBIMENTO E ADESÃO
Eu, XXXXX, por meio deste termo declaro para todos os fins, ter recebido, lido e
aderido ao Manual de Integridade do BROffices. Eu concordo em me familiarizar e
cumprir todos os requisitos estabelecidos neste Instrumento, que pode ser alterado
ou complementado de tempos em tempos por memorandos ou pela revisão anual,
quando me será dada nova ciência e eu farei a leitura a manifestarei a anuência.
Brasília/DF, xx/xx/xxxxx.
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NOME COMPLETO
CPF
ANEXO II – “CHECK LIST” DO PARCEIRO COMERCIAL
Nome/Razão Social:
CPF/CNPJ:
Área de atuação:
Objeto da parceria:
( ) Cópia do documento pessoal
(CPF/Contrato Social);
( ) Cópia do comprovante de endereço;
( ) Consulta no nome/razão social na
internet (aberto)
( ) Certidão Negativa de Débitos
Federal e local (local da sede ou do
endereço)
( ) Certidão Negativa de Débitos
Trabalhistas
( ) Certidão Cível e Criminal do Tribunal
de Justiça competente (local da sede ou
do endereço)
( ) Consulta junto ao CNES
( ) Consulta junto ao CEPIM
( ) Consulta junto ao CEIS
( ) Consulta ao sistema interno
( ) Consulta junto à CDL
( ) Consulta ao cartório de protestos
( ) Consulta ao site “Reclame aqui”
( ) O parceiro possui programa de
integridade
*Caso seja identificada alguma irregularidade nos processos de consulta, poderão ser
promovidas diligencias tendentes a sanar dúvidas, cabendo ao Departamento de
Compliance a decisão quanto a viabilidade da parceria
Brasília/DF, xx/xx/xxxxx.
_____________________________________________
NOME DO RESPONSÁVEL PELO CHECK LIST
CPF
ANEXO III – TERMO DE ANUÊNCIA
Eu, na qualidade de CONTRATANTE, declaro ter tido anuência ao MANUAL DE
INTEGRIDADE do BR.Offices por meio do link disponibilizado no site (colocar link) e
declaro ter pleno conhecimento de que a empresa possui programa de integridade
efetivo. De igual forma, me comprometo a agir de maneira moral e ética, respeitando
as boas práticas de mercado e rechaçando todo e qualquer ato de corrupção, ativa ou
passiva, e estou ciente de que poderia utilizar o canal de denúncia disponibilizado no
“espaço do cliente”, ou disponibilizado diretamente do site do BR.Offices para relatar
toda e qualquer ilegalidade que, de alguma forma, chegue ao meu conhecimento ou
ao conhecimento de meus colaboradores, envolvendo atos praticados no espaço
BR.Offices.
Brasília/DF, xx/xx/xxxxx.
_____________________________________________
NOME COMPLETO
CPF